Begrepp och förkortningar

Ersättare är politiker som kan gå in och tjänstgöra för en ledamot som inte har möjlighet att själv tjänstgöra. Nämnden består av 13 ordinarie ledamöter och 9 ersättare. Både ledamöter och ersättare kallas och har rätt att närvara vid nämndens sammanträden.

En ledamot är en ordinarie politiker i kommunfullmäktige eller en nämnd.  Kommunfullmäktige består av 65 ordinarie ledamöter och 36 ersättare. Nämnder består av 13 ordinarie ledamöter och 9 ersättare.

En nämnd består av politiskt valda ledamöter och ersättare som beslutar inom ett visst område. Nämndernas ansvarsområden regleras av ett reglemente som är fastställt av Kommunfullmäktige.

Opposition innebär att en ledamot visar att hen inte håller med i en fråga. Opposition är möjlig för samtliga ledamöter, även de som inte tillhör styrande parti(erna).

En partigrupp består av ledamöter som tillhör samma parti.

En nämnds presidium ska bestå av ordförande, 1:e vice ordförande och 2:e vice ordförande. 2:e vice ordförande ska representera oppositionen.  Viceordförandena ska biträda ordföranden i uppgiften att planera och leda sammanträdet i den mån som ordföranden anser att det behövs.

En tjänstgörande ersättare är en ersättare som tjänstgör för en ledamot som inte har möjlighet att tjänstgöra vid ett sammanträde.

När ett protokoll är justerat ska det expedieras. Det innebär att protokollsutdrag och tillhörande handlingar delges berörda. Expedieringen ska ske skyndsamt. Tillkännagivande om protokollets justering ska anslås på Gävle kommuns kommunala anslagstavla.

Vid ett sammanträde förs alltid protokoll. Det är nämndsamordnaren som skriver protokollet. Protokollet ska justeras av ordförande och en ledamot eller tjänstgörande ersättare som nämnden utser. Företrädesvis en ledamot eller tjänstgörande ersättare i opposition. Justeringen ska göras senast 14 dagar efter nämndens sammanträde.

Varje ledamot och ersättare ska kallas till ett sammanträde senast fem dagar före sammanträdesdagen. Kallelsen ska innehålla information om tid och plats för sammanträdet. Det är ordföranden som bestämmer vilka och i vilken utsträckning handlingar till ärenden ska bifogas i kallelsen.

Gävle kommuns ärendeberedning hanteras med hjälp av dokument- och ärendehanteringssystemet Platina. Handlingar från sammanträden distribueras till förtroendevalda via applikationen Meetings Plus. Där kan även anställda och allmänheten ta del av handlingar, kallelser och protokoll från sammanträden.

Protokoll är en skriftlig redovisning av vad som har hänt under ett sammanträde. Protokollet ska innehålla uppgifter om tid och plats för mötet samt vilka som var närvarande vid mötet. Protokollet skrivs av nämndsamordnaren. Det är kommunallagen som reglerar vad som ska finnas med i protokollet.

Ett utskott är underställt en nämnd. Utskottet bereder ärenden till nämnden eller fattar beslut på delegation från nämnden.

Acklamation är ett mötestekniskt begrepp som innebär att beslut fattas utan omröstning/votering baserat på ja- eller nejröster från mötesdeltagare. Det är ordförande som avgör om ja- eller nejröster överväger och i så fall fastställer beslutet med ett klubbslag.

Om ingen begär en omröstning/votering innan klubban faller är beslutet fattat med acklamation.

Ajournering innebär att tillfälligt avbryta ett pågående sammanträde under en bestämd tid, till exempel för överläggningar i partigrupper. Om någon yrkar för ajournering bör ordförande pröva det direkt.

En ledamot kan enligt kommunallagen avstå från att delta i beslut och omröstningar. Ordförande är däremot alltid skyldig att rösta när det krävs för att ett ärende ska kunna avgöras. För att kunna avstå från att delta i ett beslut måste detta meddelas till ordföranden före beslutet fattas.

Att en ledamot väljer att avstå från att delta i ett beslut innebär inte att ledamoten är befriad från ansvar. Ansvarsfrihet kräver att ledamoten reserverar sig mot beslutet.

Beslutsgången i nämnder och Kommunfullmäktige är som följer

1. Ordförande redovisar de yrkanden som har framställts och inte dragits tillbaka samt kontrollerar att de uppfattats korrekt.
2. Genomgången avslutas med ett klubbslag och ordföranden låser därmed möjligheten att ändra i eller lägga till något i ett yrkande.
3. Ordförande redovisar hur respektive förslag kommer läggas fram till beslut.

Bordläggning innebär att nämnden beslutar att skjuta upp ett ärende till nästkommande sammanträde. Vid bordläggning får inget nytt tillföras till ärendet under tiden som ärendet är bordlagt. För att något nytt ska kunna tilläggas i ärendet behöver nämnden besluta om att ärendet ska återremitteras.

Jäv innebär att en person är partisk eller att det finns särskilda omständigheter som gör att en persons opartiskhet kan ifrågasättas. En jävig ledamot får varken närvara eller delta i handläggningen av eller beslut i ett ärende.

En ledamot eller ersättare som avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende får tjänstgöra igen när handläggningen av ärendet är slutförd.

Det är i första hand den enskilda personen som anmäler jäv. Det finns olika grunder för jäv i kommunallagen. Det är

• sakägar- intresse- och släktskapsjäv
• ställföreträdarjäv
• tillsynsjäv
• ombudsjäv
• delikatessjäv

När ledamöter är oense i en fråga och frågan inte avgörs genom acklamation kan en omröstning ske genom acklamation. Två eller flera förslag ställs mot varandra och varje ledamot/tjänstgörande ersättare säger sin mening genom att vid ett upprop säga ja eller nej. En ledamot eller tjänstgörande ersättare har även möjlighet att avstå från att rösta, förutom när det gäller myndighetsutövning.

En reservation är ett sätt at markera mot ett beslut. En eventuell reservation ska anmälas senast innan sammanträdet avslutas. Samtliga ledamöter som reserverar sig måste meddela det och det är inte möjligt att reservera sig för någon annans räkning.

En reservation kan antingen göras muntligt eller skriftligt. En motivering till en reservation ska vara skriftlig och den skriftliga reservationen ska lämnas in senast vid den tidpunkt då protokollet justeras.

Vid ett sammanträde sker alltid ett upprop för att fastställa vilka ledamöter och ersättare som är närvarande och vilka som är beslutande. Om en ledamot är frånvarande inträder i första hand en ersättare från samma parti, i andra hand en ersättare utifrån fastställd partiordning.

En ledamot som en gång har avbrutit sin tjänstgöring under ett sammanträde av andra hinder än jäv får endast tjänstgöra igen om inplacerad tjänstgörande ersättare tillhör ett annat parti.

Möjligheten att återinträda i tjänstgöring under ett pågående sammanträde gäller i andra fall än vid jäv endast vid ett tillfälle per ledamot.

Ett yrkande innebär att någon begär något. Ett yrkande kan dras tillbaka och kan vara antingen muntligt eller skriftligt. Däremot kan ordförande begära att ett yrkande är skriftligt.

Formella yrkanden

Formella yrkanden kan antingen vara:

• ajournering – någon begär en paus för överläggning
• bordläggning – någon begär att beslut i ett ärende avvaktas under en viss tid, vanligen till nästa sammanträde.
• återremiss – någon begär att ärendet återförvisas för ytterligare beredning.

Sakyrkanden

Sakyrkanden är yrkanden som berör ett specifikt ärende/förslag. Det kan handla om:

• bifall till grundförslag – någon instämmer med förslaget
• tilläggsförslag – någon instämmer med förslaget men gör vissa tillägg.
• ändringsförslag – någon instämmer med förslaget men med vissa justeringar.
• avslag – någon föreslår att förslaget eller förslagen ska avvisas.
• nya förslag.

Återremiss innebär att nämnden ger i uppdrag till sektorn att ett ärende ska behandlas ytterligare.

Alla i Gävle kommun kan registrera e-petitioner via kommunens webbplats. Det är också möjligt att rösta på de olika förslag som lämnas in. Förslag som på 60 dagar får minst 50 röster hanteras av politiken.

• Ett förslag med tillräckligt många röster hanteras av Styrning och stöd. E-petitionen skickas till berörd nämnd som antingen hanterar e-petitionen för direktbesvarande eller som en remiss.
• Vilken insats som ska fatta det slutgiltiga beslutet framgår av missivet från Styrning och stöd. Det kan antingen vara kommunfullmäktige eller ansvarig nämnd. Om nämnden bedömer att ärendet är av övergripande och principiell karaktär kan nämnden välja att lyfta ärendet för beslut i fullmäktige. Om nämnden ska fatta beslut i ärendet innebär det att ansvarig handläggare utreder det förslag som lämnats i e-petitionen.
• Nämnden ska fatta ett beslut inom ett år från det att ärendet inkommit till nämnden.
• Enligt reglementet har den som skickat in förslaget möjlighet att närvara vid överläggningen av ärendet. Däremot kan personen inte framställa yrkanden och har ingen rätt att få sin mening antecknad i protokollet.
• Två gånger om året ska ansvarig nämnd redovisa de e-petitioner som inte har avgjorts. I dagsläget görs detta av Styrning och stöd via diariet.
• Alla beslut om e-petitioner ska anmälas till kommunfullmäktige

Ett initiativärende innebär i likhet med en motion till kommunfullmäktige att en ledamot i en nämnd lämnar ett förslag på någonting. Det kan till exempel handla om att ledamoten vill att något ska utredas eller genomföras och därför väcker ett ärende.

Varje ledamot och tjänstgörande ersättare har möjlighet att initiera extra ärenden vid nämndsammanträden. Ett initiativärende kan väckas när som helst under ett nämndsammanträde, men det är praktiskt om det väcks i samband med fastställandet av sammanträdets föredragningslista. Nämnden beslutar om ett initiativärende ska avgöras direkt eller senare via bordläggning eller för beredning.

En motion är ett förslag som rör kommunens verksamheter. Det kan tas upp i kommunfullmäktige av en eller flera ledamöter. Mtotionen skickas till den nämnd vars verksamhetsområde ärendet berör. En motion ska alltid slutbehandlas i kommunfullmäktige med avsikten att ärenden ska behandlas inom ett år från att ärendet kom in. Hanteringen av motioner regleras av kommunfullmäktiges arbetsordning.

Ett ärende kan skickas på remiss. Det innebär att nämnder och styrelser har möjlighet att lämna synpunkter kring ärendet innan det tas upp på ett sammanträde för beslut.